Unternehmensergebnis mit Digitalisierung steigern
eProcurement bedeutet, dass alle Mitarbeiter für ihren jeweiligen Unternehmensbereich in einem System einkaufen, das so einfach zu nutzen ist wie Online-Shopping. Dabei werden alle nötigen Informationen wie Buchungskreise, Kostenstellen, Artikelnummern usw. automatisch mit dem ERP abgestimmt, sodass sämtliche Spendings korrekt verbucht werden. All das stärkt die Unternehmensorganisation, entlastet den Einkauf und bietet das Potenzial für neue Wertbeiträge zum wirtschaftlichen Ergebnis!
Klassische Prozesse, wo ein Mitarbeiter in die Einkaufsabteilung marschiert, um seinen Bedarf an Kugelschreibern, Laptops oder Werkzeugen anzumelden, sind angesichts hoher Kosten nicht mehr leistbar“, erklärt Harald Allerstorfer. Der Managing Director von DIG, dem führenden österreichischen Spezialisten für Einkaufsdigitalisierung, muss es wissen: Das Linzer Unternehmen beschäftigt sich seit über 20 Jahren mit dem Potenzial des Einkaufs, der in Zukunft weiter Bedeutung gewinnt. Im Fokus stehen dabei effiziente Abläufe und transparente Prozesse. „Da geht es nicht nur um Kosteneinsparungen, sondern schlicht darum, die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu sichern!“ Dazu braucht es Ressourcen im Einkauf, der sich heute außerdem mit verschiedenen neuen Aufgaben konfrontiert sieht.
Beispiel Lieferanten: EU verschärft die Rahmenbedingungen
Ein großes Handlungsfeld tut sich etwa im Zusammenhang mit dem deutschen Lieferkettengesetz auf. Seither sind viele Zulieferer großer Unternehmen (ab 3.000 Mitarbeitern bzw. mit kommendem Jahr ab 1.000) mit Code-of-Conduct-Erklärungen konfrontiert, mit denen sie u.a. Kinderarbeit ausschließen und Umweltschutzmaßnahmen garantieren. Mit der Umsetzung der EU-Lieferkettenrichtlinie (Corporate Sustainability Due Diligence Directive, kurz CSDDD) bis spätestens 2025 wird die Situation nochmal verschärft, weiß Silvia Kollmann, Geschäftsführerin Mercateo Austria GmbH: „Die Schwellenwerte sinken dann auf 250 Mitarbeiter, die zivilrechtliche Haftung und der Sanktionsrahmen werden erweitert.“ Die österreichische Tochter des Marktplatz-Spezialisten Unite setzt daher bei den Lieferanten hohe Standards: „Alle Anbieter, die auf unserem B2B-Marktplatz verfügbar sind, sind unserem Verhaltenskodex mit klaren Vorgaben zu Arbeitsrechten, geschäftlicher Integrität und Umweltschutz verpflichtet. Wir liefern dem Einkauf somit einen zuverlässigen Baustein für integre Lieferketten.“
Beispiel Versorgungssicherheit: Beziehungsentwicklung gefragt
„Ob Corona oder Klimawandel, die Lieferketten sind starken Belastungen ausgesetzt“, verweist Allerstorfer auf die laufenden Entwicklungen: „Dürren behindern seit Wochen beispielsweise die Schiffspassagen durch den Panamakanal – mit Auswirkungen auf die Versorgung. Und diese klimatischen Risikofaktoren steigen weiter an.“
Lieferantenarbeit gewinnt somit an Bedeutung. „Während Corona war es der Einkauf, der die Produktion aufrechthielt und damit das Unternehmensergebnis rettete!“
Aber auch die Zusammenarbeit mit der Entwicklung im Unternehmen eröffnet Perspektiven: „Es gibt Beispiele, in denen Einkauf und Engineering benötigte Bauteile nicht nur unter Technik- und Preisaspekten sondern auch unter dem Gesichtspunkt der Versorgungssicherheit auswählen und damit langfristig enorme Vorteile schaffen.“ Dazu braucht es aber entsprechende Zeitressourcen und einen Wandel des Einkaufs. „Genau den leitet die Digitalisierung ein: Sie macht den Job als Einkäufer ungleich spannender und wertschöpfender.“
Erfolgreiche Digitalisierung mit voller Transparenz
Dezentrale Beschaffung bedingt allerdings ein hohes Maß an Kontrolle, berichtet Kollmann von ihren Erfahrungen: „Deshalb bieten wir bei Mercateo auch die Möglichkeit individuell verhandelter Kataloge – sprich, der Einkauf wählt auf der Plattform seine Lieferanten und kann als Option Preise und Konditionen einzeln verhandeln.“ Mercateo fungiert dabei außerdem als Single-Creditor, was den administrativen Buchhaltungsaufwand senkt.
Zusätzlich zur Marktplatzanbindung können alle erdenklichen Kataloge und Prozesse in die eProcurement-Plattform integriert werden, führt Allerstorfer aus: „Wir verfügen hier über ausgeprägte Prozesskompetenz – bis hin zur digitalen Bestellabwicklung zeichnungsgebundener Teile, die nach Plan gefertigt werden. Oder dynamische Preisbildungssystematiken, die z.B. tagesaktuelle Rohstoffkosten automatisch berücksichtigen.“ Ebenso sind Freigabeprozesse je nach Warengruppe und Wertgrenze integrierbar, fügt Kollmann hinzu: „Einfache Abläufe können wir im Marktplatz umsetzen, eine vollständige Abbildung selbst hochkomplexer Signaturrichtlinien ermöglicht DIG.“
Einfacher Start in den digitalen Einkauf
Eine perfekte Einbindung des Mercateo Marktplatzes in die DIG eProcurement-Lösung schafft von Anfang an Startvorteile, führt Kollmann aus: „Auf diese Weise sind sofort hunderte Lieferanten und 17,5 Millionen Artikel verfügbar, womit das Henne-Ei-Problem der Einführung gelöst ist.“ Schließlich sei das Warenangebot im eProcurement-System ein essenzielles Kriterium für den Projekterfolg, stimmt Allerstorfer zu: „Wenn der User seine Produkte nicht findet, wird das System nicht genutzt und Bestellungen erfolgen im schlimmsten Fall am Einkauf vorbei, was wiederum hohe Folgekosten auslöst.“ All das wird mit eProcurement vermieden: Einkaufsorganisationen werden leistungsstärker, Spendings effizient gebündelt und Zeitverluste vermieden. „Unsere Kunden sprechen von rund 30 Minuten, die sie sich pro Bestellung an Aufwand ersparen, Studien belegen bis zu 40 % Ersparnis, die sich aus weniger Prozesskosten, besseren Einstandspreisen und der Vermeidung von Maverick Buying zusammensetzen“, so Allerstorfer. Bleibt nur noch die Fragen nach dem ROI: „Je nach Nutzungsintensität spielen sich die Einrichtungskosten nach ca. 16 Monaten ein.“
